Mitarbeiterakte

Um Ihre Mitarbeiter innerhalb von Speakap automatisch verwalten zu können, benötigen wir Zugriff auf Ihre Mitarbeiterdaten. Speakap wird die Informationen in diesem Mitarbeiterdatensatz verwenden, um Ihre Mitarbeiter in Speakap einzuladen, zu entfernen und zu verwalten.

Strukturierung Ihrer Mitarbeitedaten

Um einen Benutzer erfolgreich hinzuzufügen, gibt es mehrere erforderliche Felder, die Ihr Mitarbeiterdatensatz enthalten soll. Verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu sehen, welche Informationen Ihre Mitarbeiterdatensatz enthalten sollen.

Erforderlich zum Einladen und Löschen von Mitarbeitern
Employee ID Wir verwenden diese, um einzelne Benutzer unter Ihren Mitarbeitern zu identifizieren und sie Benutzern in Speakap zuzuordnen.
Muss eindeutig sein
Email address Jedes Speakap-Konto ist an eine E-Mail-Adresse gebunden. Ihr Angestellter erhält seine Einladungs- und Benachrichtigungs-E-Mails an diese Adresse.
Muss eindeutig sein
Erforderlich für die Verwaltung der Mitarbeiter im Netzwerk
Standorten Wird verwendet, um den Benutzer in der richtigen Business Unit Gruppe(n) innerhalb von Speakap zu platzieren.
Abteilungen Wird verwendet, um den Benutzer innerhalb der entsprechenden Abteilungsgruppe(n) innerhalb von Speakap zu platzieren.
Optionale Felder
Name Wird verwendet, um den Namen des Mitarbeiters vorab auszufüllen.

  • Vorname
  • Infix
  • Nachname
Berufsbezeichnung Wird verwendet, um das Job-Titel-Feld im Profil Ihres Mitarbeiters vorab auszufüllen. Kann auch verwendet werden, um die Rolle eines Benutzers innerhalb des Netzwerks zu bestimmen.
Telefonnummer Wird verwendet, um das Telefonnummernfeld im Profil Ihres Mitarbeiters vorab auszufüllen

Der Mitarbeiterdatensatz kann in mehreren Dateiformaten geliefert werden, angefangen von .xls bis hin zu .csv-Dateien.

Herunterladen:  example-employee-record.csv example-employee-record.xls

Zugriff auf Ihren Mitarbeiter-Datensatz

Um Ihre Mitarbeiter erfolgreich bei Speakap verwalten zu können, benötigen wir Zugriff auf Ihre Mitarbeiterdaten. Dazu haben wir zwei Standardlösungen:

Echtzeitverbindung

Einige HR-Tools bieten eine Echtzeit-Verbindung/Connector, die es Drittanbietersoftwareentwicklern wie Speakap ermöglicht, eine Kopie Ihrer Mitarbeiterakte anzufordern. Ein Beispiel für ein HR-Tool, das solche Echtzeit-Verbindungen unterstützt, ist AFAS, das ihren Get Connector anbietet.

Wenn Ihr HR-Tool einen solchen Connector unterstützt, benötigen wir folgende Ergebnisse.

Leistungen

Wer Was
Sie Anmeldeinformationen für Ihr HR-Tool/Connector

STFP connection

Wenn Ihr HR-Tool keine Echtzeitverbindungen unterstützt, bieten wir Ihnen einen SFTP-Server an, auf den Sie Ihre Mitarbeiterdaten hochladen können.

Um ein Konto auf unserem SFTP-Server erstellen zu können, müssen wir die IP-Adresse(n) kennen, von der aus Sie Ihre Mitarbeiterdaten hochladen. Als zusätzliche Sicherheitsebene werden nur Verbindungen zu Ihrem Konto von diesen spezifischen IP-Adressen erlaubt.

Leistungen

Wer Was
Sie IP-Adresse(n), von der aus die SFTP-Verbindung hergestellt wird
Speakap Anmeldeinformationen für Ihr SFTP-Konto
Sie Mitarbeiter-Datensatz zum SFTP-Server hochladen

Ihre Lösung?

Wenn beide Standardlösungen keine Option für Ihre Organisation sind, müssen wir nach alternativen Lösungen suchen. Beachten Sie, dass eine alternative Lösung einen großen Einfluss auf die Standard-Zeitleisten haben könnte.

Häufigkeit

Sobald wir Zugang zu Ihrem Mitarbeiterdaten haben, müssen wir uns auf eine Häufigkeit einigen, in der wir sie verarbeiten werden. Wir bevorzugen, dies auf einer täglichen Basis zu tun, doch wenn Sie dies mehr oder weniger oft tun wollen, lassen Sie es uns wissen und wir passen die User Sync Anwendung entsprechend an.